Il Prefetto dei Rotary

INTRODUZIONE

Il Rotary International è l'associazione dei Rotary club di 163 Paesi dei mondo.

Il Rotary International è efficiente se i suoi club sono efficienti.

Al fine di ottenere ed aumentare l'efficienza dei Club, ogni anno, oltre ai vari seminari d'istruzione rotariana (SIPE, Assemblea Distrettuale ed altri), vengono distribuiti ai Presidenti eletti di club, ai Segretari e ai Presidenti delle Commissioni i relativi Manuali di consultazione che contengono tutte le informazioni necessarie per fissare gli obiettivi da raggiungere e per capire le relative responsabilità.

Per il Tesoriere e per il Prefetto viene redatto soltanto un foglietto orientativo dove sono accennate brevemente le "tradizionali" mansioni.

Poiché la funzione dei Prefetto costituisce uno dei ruoli più importanti per l'immagine, il prestigio, la dignità e lo stile dei Rotary, è necessario che il Prefetto si preoccupi, durante l'anno dì incarico, di preparare dei programmi specifici, lavorandoci sopra costantemente, migliorarandoli continuamente e adattandoli il più possibile alle esigenze dei Club.

Si spera, con questo piccolo Manuale, di fare cosa gradita nell'offrire ai nuovi Prefetti alcuni suggerimenti utili per una valida e corretta interpretazione di un ruolo così importante.

LE BANDIERE E IL LABARO DEL CLUB

Ogni Rotary Club dei Distretto 2110 deve poter esporre: la bandiera dei Rotary International, la bandiera Italiana, la bandiera di Malta e il labaro dei Club con lo stemma dei Rotary.

Può anche disporre di un' eventuale bandiera della Città di appartenenza dei Club.

CERIMONIALE ROTARIANO

Tutte le riunioni rotariane debbono essere regolate da un Cerimoniale e si debbono contraddistinguere per la particolarità di preparazione e di svolgimento.

Il Cerimoniale risponde a regole ben precise il cui senso è quello permettere una perfetta organizzazione degli incontri dando il giusto spazio ad ospiti ed oratori e gestendo presentazioni, saluti e successioni di interventi, in un tutto armonico, elegante e suggestivo.

Il responsabile di questa accurata preparazione (se la riunione è organizzata dal Club) è il Prefetto.

L'immagine dei Rotary dipende soprattutto dai tipo di organizzazione che si riesce a presentare.

Tutti gli oggetti di pertinenza dei Club (campana, labaro, inni, guidoncini, bandiere, bandierine, fondo sala, segnaposti e quant'altro serve per preparare al meglio una sala di riunione) sono affidati alla responsabilità dei Prefetto che deve controllare l'adeguata esposizione degli stessi e deve ritornarne in possesso dopo l'incontro.

Il Prefetto risolve qualsiasi problema organizzatívo ed operativo.

Affianca il Presidente nelle pubbliche relazioni e nei rapporti con l'esterno.

RIUNIONE ROTARIANA IMPORTANTE

La cerimonia deve essere curata con meticolosa preparazione e in tutti i dettagli.  L'invito deve giungere per tempo, essere ben curato nella veste tipografica e deve contenere il profilo dell'incontro o della serata serata (abito scuro o meno).  Va inviato anche al Distretto.

Davanti al posto dei Presidente vanno sistemati: il guidoncino con il Motto dell'anno dei Presidente Internazionale e nel lato sinistro, le Bandiere con le relative aste di sostegno.

Dietro il tavolo d'onore va messo il labaro dei Club o, se è presente il Governatore, anche quello dei Distretto.

Verranno esposti anche i labari di altri Club service invitati.

Prima parte

Il Prefetto si presenta... porge ai convenuti il saluto... illustra brevemente il significato e l'importanza della cerimonia... invita il Presidente dei Club a dare il tocco di campana, a significare l'inizio della riunione.

Seconda parte

Essa comprende i vari interventi ed è perizia ed esperienza dei Prefetto (che comunque segue sempre le direttive dei Presidente) ridurre gli stessi all'indispensabile, senza compiere spiacevoli omissioni ma anche senza indulgere in inutili reiterazioni.

Egli inviterà al microfono i vari oratori, li presenterà agli intervenuti precisando la loro qualifica.  Conclude la serie degli interventi il Presidente dei Club.

Generalmente vengono offerti omaggi fioreali alle consorti delle maggiori autorità presenti, se sedute al tavolo della Presidenza.

Un brindisi augurale concluderà la cerimonia al suono della campana.

Conduzione delle Riunioni

Una riunione rotariana, dopo il tocco di campana, inizia sempre con l'intervento dei Prefetto, il quale dopo essersi presentato, inviterà i presenti ad ascoltare in piedi l'inno dei Rotary, l'inno Italiano, quello di Malta e l'eventuale preghiera dei Rotariano.

Continuerà con la presentazione degli Ospiti, ricordando che in una riunione con oratore, lo si presenterà per primo.

Seguiranno quindi le presentazioni delle autorità rotariane partendo da quella di grado superiore, poi quelle delle autorità cittadine ed infine la presentazione degli ospiti con la contemporanea menzione dei consorti e degli accompagnatori.

Secondo la quantità di interventi previsti essi potranno essere ripartiti prima e dopo l'eventuale conviviale, sempre rispettando l'ordine delle precedenze.

L'ordine degli interventi al contrario di quanto accadeva per le presentazioni, parte dalla carica più bassa per arrivare a quella più alta.

La riunione è sempre conclusa dalla autorità più alta in carica presente dopo la quale non è ammesso alcun altro intervento.

Nelle riunioni di solo Club dopo le formalità di apertura prende la parola il Presidente, seguono poi le autorità civili.

In caso di cerimonie ufficiali il Sindaco della città prende il primo posto accanto al personaggio di più alto rango rotariano presente alla cerimonia.

Iniziano poi gli interventi, primo fra tutti quello dei Presidente dei Club

ospitante e soltanto il Presidente, potrà rivolgersi per il saluto alle cariche rotariane e alle autorità presenti.

VISITA UFFICIALE DEL GOVERNATORE

La visita dei Governatore distrettuale (unico dirigente periferico dei Rotary International) costituisce un momento particolare per la vita dei Club.  E' l'incontro attraverso il quale egli ha modo di rendersi conto di persona delle attività dei sodalizio e di dare suggerimenti atti a meglio realizzare i vari programmi dei Club stesso.

La responsabilità della serata conviviale è di pertinenza dei Prefetto, il quale, trattandosi di una delle serate ufficiali più importanti dei Club, organizzerà la sede della riunione e farà rispettare strettamente tutto il cerimoniale.

Dopo l'espietamento della cerimonia di apertura passa la parola al Presidente dei Club che successivamente la passerà al Governatore.

La visita dei Governatore Distrettuale non deve coincidere con altre manifestazioni od iniziative dei Club, ad eccezione della cerimonia di ammissione dei soci.  Quando è presente il Governatore nessun altro potrà prendere la parola dopo di lui.  La chiusura della riunione spetta comunque al Presidente dei Club.

AMMISSIONE DEI NUOVI SOCI

La cerimonia per l'ammissione dei nuovi soci può esser tenuta in qualsiasi periodo dell'anno rotariano secondo le esigenze dei Club.

Sarebbe comunque opportuno che essa coincida con qualche avvenimento importante dei Club.

Conduce la Cerimonia il Prefetto dei Club che al momento convenuto, preferibilmente dopo i discorsi celebrativi, pronuncia le seguenti frasi:

"A nome dei Dirigenti e dei Soci dei Club di ... assolvo al gradito compito di dare il benvenuto ai nuovi soci, che sono ...'

Seguirà il nome e il cognome di ciascun socio entrante, accompagnato dal nome dei socio presentatore il quale, brevemente, illustrerà il suo curriculum.

ORDINE DELLE PRECEDENZE NELLE RIUNIONI ROTARIANE

A)   ORDINE DEL ROTARY INTERNATIONAL

- Presidente (o il Rappresentante dei Presidente)

- Presidente eletto

- Vicepresidente

- Tesoriere

- Direttori dei Board

- Ex Presidenti (in ordine di anzianità)

- Amministratori della R.F. (guidati dal loro Presidente) - Segretario Generale

-- Presidente designato

- Ex Direttori

- Ex Amministratori R.F.

- Ex Segretari Generali

- Governatori ed altri Dirigenti dei RI

- Direttori designati

- Ex Governatori (in ordine d'anzianità)

- Amministratori entranti della R.F.

- Governatori eletti

In generale la carica attuale ha la precedenza sulla carica passata; le cariche passate hanno la precedenza su quelle future.

(Manuale di procedura 1998 pag. 72).

B)   ORDINE DEL DISTRETTO

- Governatore

- Ex Direttori (o altri dirigenti secondo protocollo) - Ex Governatori (in ordine   d'anzianità)

- Governatore eietto

- Governatore designato

- Segretario Distrettuale

- Co-Segretario

- Tesoriere Distrettuale

- Istruttore Distrettuale

- Assistenti dei Governatore

C)   ORDINE DEL CLUB

- Presidente

- Presidente eletto

- Immediato Past Presidente

- Vicepresidente

- Ex Presidenti (in ordine d'anzianità)

- Segretario

- Tesoriere

- Consiglieri

- Prefetto

D)   ORDINE DELLE PRECEDENZE COMBINATE

Príncipi base e norme di interpretazione

Tale ordine si applica in ogni manifestazione alla quale siano presenti

autorità rotariane, di altri Club Service, civili, militari ed ecclesiastiche.  Le autorità civili, militari ed ecclesiastiche seguono le autorità rotariane e quelle degli altri Club Service.  Sono ordinate secondo le disposizioni dei Protocollo della Repubblica Italiana.  Le altre autorità civili, militari ed ecclesiastiche, che siano considerate ospiti d'onore, vanno preposte secondo l'elenco che segue: se nella stessa riunione sono presenti autorità rotariane ed autorità civili, militari ed ecclesiastiche, la più alta carica rotariana sarà posta alla destra dei Presidente e l'autorità di rango più elevato alla sua sinistra.

Le alte cariche rotariane saranno alternate con le autorità presenti tenendo conto che i posti a destra, alla stessa altezza di quelli di sinistra vanno assegnati con precedenza.  Nel corso delle cerimonie ufficiali il Sindaco della Città prende il primo posto accanto alla personalità rotariana di più alto rango presente alla cerimonia.  Un socio che riveste una carica pubblica, se la riunione è prettamente rotariana ha le stesse prerogative di tutti gli altri soci, segue invece l'ordine delle precedenze se la riunione è anche pubblica.

Preparazione negli incontri

Ricevute le indicazioni sul tipo di incontro da organizzare (riunioni con oratore, visite di autorità rotariane, ingresso di nuovi soci, ecc.), il Prefetto (seguendo sempre le direttive dei Presidente) si preoccuperà innanzitutto della scelta dei luogo più idoneo all'occasione, curandone l'addobbo, il menù, il ricevimento degli ospiti, la preparazione, gli omaggi e i riconoscimenti, dedicando particolare attenzione alla preparazione dei tavoli, con particolare attenzione al tavolo d'onore.

E' regola inderogabile che il prefetto deve arrivare sul luogo della riunione con almeno 15 o 20 minuti di anticipo per assicurarsi che tutto sia pronto e ben organizzato.

Disposizione dei tavoli e dei posti

La disposizione dei posti a tavola è regolata da un preciso ordine di attribuzione in relazione alla carica ricoperta da ogni intervenuto.

Nelle occasioni ufficiali i tavoli rotondi sono da preferire a quelli rettangolari perché consentono una più facile collocazione dei presenti.

Evitare che dal tavolo della presidenza si volgano le spalle ai tavoli oppure che da questi si volgano le spalle a quello della presidenza.  E' sufficiente, quando possibile, non completare i tavoli stessi.  Lo stesso problema sorge con i tavoli rettangolari.  Una buona soluzione potrebbe essere quella di sistemarli a spina di pesce.

Al centro dei tavolo siederà il Presidente dei Club ospitante e se alla riunione saranno presenti sia cariche rotariane che autorità civili, religiose o militari, la più alta carica rotariana dovrà sedere alla destra dei Presidente, mentre l'ospite d'onore (esempio oratore) o in sua assenza la più alta autorità dello Stato siederà a sua volta a sinistra.

Le autorità rotariane saranno via via alternate con le altre autorità presenti tenendo conto che i posti di destra alla stessa altezza di quelli di sinistra vanno assegnati con precedenza.

Considerando che la più alta autorità rotariana e la più alta autorità civile debbono occupare sempre il primo posto a fianco dei presidente, in base ai criteri sopra esposti, è buona norma che, per i posti seguenti le cariche sedute a destra dei Presidente vengano alternate con le consorti della autorità sedute a sinistra e viceversa.

Al tavolo della Presidenza sarebbe auspicabile, quando possibile, un'alternanza uomo/donna facendo attenzione che non vi sia mai una signora all'estremità dei tavolo (la moglie non siederà mai a fianco dei marito).  Nel tavolo centrale sarà opportuno un segnaposto recante nome e carica dell'intervenuto.

E' importantissimo ricordare che la disposizione a tavola va adeguata con perfetto tempismo ai mutamenti dell'elenco degli invitati, infatti la stretta connessione con cui i posti a tavola sono stabiliti fa si che la frequentissima circostanza di un'assenza conosciuta all'ultimo momento renda necessario rivoluzionare completamente la distribuzione dei tavolo.

Alle spalle dei tavolo figurerà il labaro dei Club e il fondo sala con l'indicazione dei tema della riunione.  Specialmente in occasioni solenni figureranno la bandiera Italiana, quella di Malta, quella dei Distretto, e sempre il guidoncino con il Motto dell'anno rotariano.

Sul tavolo verranno collocati campana, bandierine dei Rotary International, microfoni, carpette, bottiglie di acqua, fiori.  Curare attentamente l'ottimo funzionamento di tutti i supporti audio visivi.

E' lasciata al buon gusto dei bravo Prefetto (salvo altri orientamenti dei Presidente) la scelta degli opportuni omaggi ad ospiti ed autorità, dei fiori, delle decorazioni per i tavoli e di ogni altro dettaglio.

Forma degli inviti

Gli inviti alle manifestazioni vanno scritti preferibilmente su cartoncini bianchi o avorio con inchiostro scuro (nero, blu) in caratteri sobri e leggibili.

ORDINE GERARCHICO CIVILE, MILITARE, RELIGIOSO

-     Cardinale

-     Ministro

-     Presidente della Regione

-     Senatori ed Onorevoli

-     Ambasciatori

-     Presidente della Corte d'Appello

-     Prefetto

-     Sindaco in sede (ín caso dí cerimonia ufficiale viene nominato subito dopo la più alta carica rotaríana)

-    Rettore dell'Università

-   Generale di corpo d'armata

-   Arcivescovo o Vescovo in sede

-   Assessori Regionali

-   Presidente della Provincia

-   Presidente dei Tribunale

-   Professore di Università

-   Questore

Stralcio dei Protocollo della Repubblica Italiana.  Estratto dalla circolare 26-12-1950 n.92019112840-16 dei Presidente dei "Consiglio dei Ministri"

Categoria I

Presidenti delle due Camere, Presidente dei Consiglio dei Ministri, Pre sidenti della Corte Costituzionale, Cardinali

Categoria II

Classe la

Vice Presidenti delle due Camere, Ministri, Segretari di Stato, Giudici della Corte Costituzionale, Presidente della regione Siciliana in sede

Classe 2a

Sottosegretario di Stato, Membri degli Uffici di Presidenza delle due Camere.

Classe 3a

Presidenti delle Regioni e delle Assemblee Regionali.

Classe 4a

Primo Presidente della Corte di Cassazione, Presidente dei Consiglio di Stato, Procuratore Generale della Corte di Cassazione, Presidente della Corte dei Conti, Avvocato generale dello Stato, Capo di Stato Maggiore della Difesa.  Presidente dei Consiglio Nazionale della Economia e dei Lavoro.

Categoria III

Classe la.

Membri dei Parlamento Nazionale.

Classe 2a.

Segretario Generale della Presidenza della Repubblica, Segretari Generali delle due Camere, Presidente della Accademia dei Lincei, Ambasciatori.

Classe 3a.

Vice Presidente delle Assemblee o dei Consigli Regionali, Assessori Regionali.

Categoria IV

Classe la.

Presidente dei Consiglio Nazionale delle Ricerche, Capo di Stato Maggiore dell'Esercito, della Marina e della Aeronautica, Presidente dei Consiglio Superiore delle Acque, Primi Presidenti e Procuratori Generali delle Corti d'Appello, Presidente dei Tribunale Supremo Militare e Procuratore Generale Militare, Presidente di Sezione della Corte di Cassazione ed equiparati, Presidenti di Sezione dei Consiglio di Stato, Presidenti di Sezione e Procuratori Generali della Corte dei Conti, Avvocati Generali dello Stato, Prefetti in sede.

Classe 2a.

Presidente dei Consiglio Superiore dei Ministri, Segretari generali dei Ministri, Capo della Polizia, Generali di Corpo d'Armata, Rettori delle Università, Ordinario Militare, Arcivescovi, Vescovi.

Classe 3a.

Deputati o Consiglieri Regionali in sede.

DICHIARAZIONE DEGLI OPERATORI ECONOMICI

E DEI PROFESSIONISTI ROTARIANI

Come Rotariano impegnato in un'attività o professione sono tenuto a:

1     - Considerare la mia professione come un'ulteriore possibilità di servire.

2      - Osservare nella forma e nella sostanza il codice etico della mia professione, le leggi dei mio Paese e il livello morale della mia comunità.

3     - Fare tutto quanto è nelle mie possibilità per esercitare la mia professione nella maniera pi@ degna e promuovere il pi@ alto livello etico nella professione scelta.

4     - Essere onesto nei riguardi dei mio datore di lavoro, dipendenti,

soci, concorrenti, clienti, il pubblico e di tutti coloro con i quali ho un rapporto di lavoro professionale.

5 -   Riconoscere la dignità e il rispetto dovuti a tutte le attività utili alla società.

6 -     Mettere a disposizione i miei talenti professionali per offrire opportunità ai giovani, operare al fine di venire incontro a speciali necessità dei prossimo e di migliorare la qualità della vita nella mia comunità.

7 -   Attenermi ai principi di onestà nella mia pubblicità e nei miei rapporti con il pubblico per quel che riguarda gli affari o la professione.

8 -     Non chiedere né accordare ad un altro Rotariano un privilegio o un vantaggio che non sia normalmente accordato ad altre persone negli affari o nelle relazioni professionali.

INVOCAZIONE ROTARIANA

Dio di tutti i popoli della terra,

Dio che ci hai voluto fratelli, senza distinzione di sorta, sotto l'ala della tua misericordia,

Dio che ci hai donato la capacità dei pensiero e dell'azione per farne uso, secondo le nostre attitudini personali, a favore dell'umanità, Dio che illumini la nostra notte terrena con il raggio della speranza,

rendici strumento di salvezza e di conforto per tutti coloro che hanno sete dei Tuo amore e della Tua giustizia,

colmaci della Tua luce e della Tua forza affinché ciascuno di noi, impegnato nel Rotary al servizio dell'uomo, possa trovare in ogni momento della sua giornata l'occasione di soccorrere chi invoca amore, carità e comprensione,

fa che ogni sera cali su di noi, con la Tua benedizione, quella di coloro cui abbiamo offerto un sorriso, suscitato una fede, arrecato un aiuto, allontana da noi le tristi ombre dell'indifferenza, dei cinismo, dell'egoismo, della ripulsa, della falsità,

dona pace ai nostri cuori, coraggio alle nostre anime, pazienza alle nostre azioni, tolleranza alla nostra forza,

rendici partecipi della Tua grazia unicamente a tutte le persone a noi care, ai poveri, ai tribolati, agli sbandati, agli oppressi.

GLOSSARIO

Azione Interna Prima Via d'Azione rotariana, comprendente tutte le attività che un Rotariano è chiamato ad espletare in un club perché questo abbia a funzionare bene.

Azione Professionale - Seconda Via d'Azione rotariana, avente lo scopo di promuovere l'osservanza di elevati principi etici nell'esercizio di ogni professione, d'incoraggiare il rispetto di ogni occupazione utile e nel sottolineare l'ideale di servire insito in ogni attività professionale.  Collettivamente, è un impegno di ogni club di elaborare programmi che aiutino i soci nel mettere i loro talenti professionali a servizio della società.  Compito di ogni Rotariano sarà di comportarsi in conformità dei principi dei Rotary e di partecipare attivamente ai progetti lanciati dal suo club nel settore dell'Azione Professionale.

Azione di Interesse pubblico - Terza Via d'Azione rotariana, comprendente le varie iniziative intraprese dai Rotariani, talvolta in cooperazione con altri (Interact, Rotaract, squadre GROC, ecc.), per elevare la qualità della vita degli abitanti della propria comunità e dintorni.

Azione Internazionale - Quarta Via d'Azione rotariana, comprendente tutte le attività svolte da un Rotaríano per favorire la comprensione internazionale, lo spirito d'amicizia e la pace, facendo la conoscenza con gente d'altri Paesi, con la loro cultura, le loro tradizioni, i loro problemi e le loro speranze, attraverso contatti personali, viaggi, partecipazioni a Congressi Internazionali, letture e scambi di corrispondenza, come pure attraverso la cooperazione a qualsiasi attività e progetto di club, compresi i progetti della Fondazione Rotary a favore di abitanti di altri Paesi.

Azione di Pubblico Interesse Mondiale - (Abbrev.: APIM).  Setore dell'Azione Internazionale che promuove lo sviluppo comunitario e o spirito d'amicizia su scala mondiale, mediante l'attuazione di progetti estinati a migliorare il livello di vita e le condizioni sociali utilizzando fferte da parte di Rotary club di altri Paesi di assistenza materiale, tecica e professionale.  I progetti APIM possono essere realizzati in vari odi: attraverso lo Scambio dei Progetti APIM, l'intesa fra i club ed i occorsi d'emergenza in caso di calamità naturali.

Coniltato Interpaese - Commissione composta di rotariani, di Roary club o di Distretti e istituita dai governatori dei distretti interessati, con la loro approvazione, il cui compito è quello di favorire i contatti ra i club ed i rotariani di due o pi@ Paesi al fine di sviluppare la comrensione reciproca e lo spirito d'amicizia fra i popoli di differenti naioni (Man.  Proc. 1992 - p. 295).

Interact - Club per i giovani dai 14 ai 18 anni d'età, a livello di cuola secondaria, sponsorizzato da un Rotary club e rivolto a promuoere il servizio e la comprensione internazionale (Man.  Proc. 1992 - p. 97).

RIBI - Abbreviazione di 'Rotary International in Gran Bretagna e rianda'.

Rotaract - Club sponsorizzato dal Rotary e destinato ai giovani dai 8 ai 30 anni d'età, avente lo scopo di sviluppare nei soci le doti di coando e di farne dei cittadini responsabili (Man.  Proc. 1992-p. 300).

RYLA - Abbreviazione di "Rotary Youth Leadership Awards" (inontri rotariani per la formazione di giovani leaders).  Programma detinato a sviluppare nei giovani le doti di comando ed il senso di reponsabilità civica (Man.  Proc. 1992-p. 300).

RYPEN - Rotary Youth Programm Enrichment Programma formaivo per l'arricchimento culturale dei giovani dell'Interact.